Fase de Diseño del Sistema

El diseño de un sistema de información produce los elementos que establecen cómo el sistema cumplirá los requerimientos identificados durante el análisis del sistema. A esta etapa se le conoce también con el nombre de Diseño Lógico.
El primer paso en el diseño de sistemas es identificar los informes y las salidas que el sistema producirá; a continuación los datos específicos de cada uno de éstos se señalan, incluyendo su localización exacta sobre el papel, la pantalla de despliegue o cualquier otro medio.
El diseño también describe los datos calculados o almacenados que se introducirán. Los datos y los procedimientos de cálculo se describen con detalle. Se seleccionan las estructuras de los archivos y los dispositivos de almacenamiento, como son discos o cintas magnéticas o papel. Los procedimientos deben de mostrar cómo se van a procesar los datos y cuales van a ser la salidas. 
Los documentos que contiene las especificaciones del diseño se pueden representar por medio de los diagramas, tablas y símbolos especiales.
El último paso del diseño detallado es pasar la información al grupo de programación que se inicie el desarrollo del software.

El diseño de sistemas es un proceso altamente creativo que en gran medida puede ser facilitado por lo siguiente:

1. Definición sólida del problema.
2. Descripción del sistema existente.
3. Conjunto de requerimientos del nuevo sistema.

Por definición, diseño significa hacer un mapa, planear o arreglar las partes en un todo que satisfaga los objetivos involucrados.  El diseño de sistemas requiere principalmente la coordinación de actividades, los procedimientos de trabajo y la utilización de equipo para alcanzar los objetivos organizacionales.

El patrón de diseño de sistemas sigue una técnica iterativa.  El diseño de sistemas es un proceso creativo en el que el analista repite a través de varias actividades o procedimientos de trabajo, uno a la vez, investigando mentalmente a través del proceso completo. el analista debe tener en cuenta dos puntos importantes:

1. Resuelva un problema a la vez.  No se confunda al querer resolver muchos problemas a la vez.
2. Su nuevo sistema debe concordar con los objetivos y metas generales del área bajo estudio y la empresa en sí.

En resumen, entonces, los puntos a seguir cuando se diseña un nuevo sistema son:

1. Examine todos los datos posibles.
2. Concéntrese y piense en forma creativa.
3. Proporcione diferentes entradas, salidas, operaciones, controles y técnicas de procedimiento.
4. Primero evalúe los procedimientos más importantes.
5. Examine las diversas alternativas.

Otra consideración en la fase de diseño es el control que se debe ejercer desde el sistema. Algunos controles se determinarán por medio de diferentes parámetros de sistemas tales como las aplicaciones y las entradas.  Probablemente se necesite diseñar ciertos controles de calidad.  Por ejemplo, todas las entradas deben preparase en forma consistente para mantener la confianza del sistema y evitar posibles errores en los procedimientos.

Las especificaciones de diseño describen las características del sistema, sus componentes o elementos y la forma en que estos aparecerán ante los usuarios. Para muchos usuarios, el éxito de un sistema está relacionado con la creencia que tengan sobre sí el sistema tiene las características adecuadas.  Los componentes de un sistema de información descritos durante el análisis de requerimientos, son el punto principal del diseño.  Los analistas deben diseñar los siguientes elementos:
 

1.     Flujos de datos: Movimientos de datos hacia, alrededor y desde el sistema.

2.     Almacenes de datos: Conjuntos temporales o permanentes de datos.

3.     Procesos: Actividades para aceptar, manejar y suministrar datos e información.  Pueden ser anuales o basadas en computadora.

4.     Procedimientos: Métodos y rutinas para utilizar el sistema de información y lograr con ello los resultados esperados.

5.     Controles: Estándares y lineamientos para determinar si las actividades están ocurriendo en la forma anticipada o aceptada, es decir, si se encuentran bajo control.  Asimismo especificar las acciones que deben emprenderse cuando ocurren problemas o presentan circunstancias inesperadas.  Puede incluirse un reporte sobre las excepciones o procedimientos para la corrección de los problemas.

6.     Funciones del personal: Las responsabilidades de todas las personas que tienen que ver con el nuevo sistemas incluyendo los usuarios, operadores de computadora y personal de apoyo.  Abarca todo el espectro de componentes del sistema, incluso desde la entrada de datos hasta la distribución de salidas o resultados.  A menudo, las funciones del personal se establecen en forma de procedimiento.